Onderhoudscontracten hoofd-pijndossier van menig manager

Groeiende organisaties kampen vaak met een wildgroei aan vendors. Voor ieder product en iedere dienst kennen ze weer een andere leverancier, met andere service levels. Doordat iedere vendor zijn eigen taal hanteert, is het voor de afnemer vaak lastig terug te vinden waar hij naar op zoek is.

Onoverzichtelijk

Een bekend probleem voor contractmanagers is de wirwar aan onderhoudscontracten. Uit een rondgang onder organisaties komen drie pijnpunten met regelmaat naar voren:

• Het is vaak lastig te achterhalen wat het probleem is en wie daarvoor verantwoordelijk is. Een niet functionerende printer hoeft immers niet kapot te zijn. Mogelijk is het netwerk of de laptop oorzaak van het printprobleem.
• Het is steeds lastiger te achterhalen wie eigenlijk de leverancier van een bepaald product is. Zeker door het grote aantal fusies en overnames is het voor veel bedrijven niet transparanter geworden.
• De verschillen in de contracten zorgen voor hoofdbrekens. Bedrijven weten doorgaans heel goed hoe ze hun service levels willen managen; vitale functies krijgen een hoge service level, terwijl voor een testcomputer een lagere service level volstaat. Maar doordat vendors in hun contracten allemaal andere benamingen gebruiken, wordt het voor de afnemer ondoorzichtig. Want binnen hoeveel tijd moet de vendor nu bij een storing aanwezig zijn? En vanaf welk moment gaat die tijd eigenlijk lopen?

Tooling voor onderhoudscontracten

Fujitsu heeft aan een oplossing gewerkt waarmee bedrijven het gehele contractportfolio in een tool kunnen uitlezen. Maandelijkse rapportages, het aantal calls, het verbruik, afspraken ten aanzien van service levels; vanuit één dashboard krijgt de klant te zien of de leverancier voldoet aan de afspraken en of hij krijgt waar hij voor betaalt. Bij groeiende organisaties waarbij ruim 60 procent van het IT-budget opgaat aan contractmanagement, verwacht Fujitsu een besparing op de TCO van circa 10 procent te realiseren.