In dit soort situaties denk ik meteen aan mijn schoonmoeder van 83 met 4 Facebook accounts. En hoe komt dat? Omdat het haar niet is uitgelegd dat ze niet iedere keer hoeft in te loggen, ze is onvoldoende digitaal vaardig. Dat is weer niet zo raar, ze komt uit een andere tijdsgeest, het is al heel wat dat ze bij aanschaf van een nieuwe telefoon haar contacten over kan zetten omdat ze in de Cloud staan. Daar kan ik dan weer ontzettend trots op zijn! Zonder enige vorm van uitleg heeft ze dat voor elkaar gekregen. Maar die 4 Facebook accounts zijn ontstaan omdat ze geen uitleg heeft gehad. En zo zijn er tal van dingen in haar telefoon in tablet ontstaan die voor verwarring zorgen.

Digitale vaardigheid

Dit soort situaties zie ik ook terug bij organisaties die geen tijd investeren om hun collega’s een en ander uit te leggen. Dan onstaat er verwarring; rondom het opslaan van bestanden, waar doen we dat nu? En rondom het doel van de verschillende app’s in M365, waarvoor gebruik ik nu wat? En niet te vergeten de handige dingetjes die we allemaal willen weten; het openen van de chat in een tweede scherm, Planner openen in de webversie en de verschillende handigheidjes om met elkaar samen te werken. Allemaal zaken die ‘mensen dan maar zelf uit moeten vinden’.

En of mensen daaruit gaan komen, hangt dan weer af hoe handig mensen zijn met de IT-spullenboel. Het niveau van deze digitale vaardigheid is vaak divers binnen een orgranisatie. Een productowner of opdrachtgever heeft hier vaak een te optimistische beeld over. En als je mensen dan alleen een spiekbriefje biedt, tja… denk maar even aan mijn schoonmoeder. Mijn motto is ‘Veranderen is leuk!’. In elk verandertraject vind ik het iedere keer weer opnieuw een uitdaging om te kijken wat ik uit de kast kan trekken om de gebruiker beter te begeleiden.

Doe aan kennisoverdracht

Het gebrek aan faciliteren van trainingen gaat in dit geval ook niet helpen bij het IT-tevredenheidscijfer van de eindgebruikers. Heel vaak maken mensen hier alleen gebruik van om te bellen en chatten. Een groot deel van de efficiency slag die Teams kan bieden blijft liggen. De ‘handige Harry’s’ binnen een organisatie zullen gaan uitvogelen wat je nog meer kan met Teams en proberen hun collega’s hierin mee te nemen. Dergelijke situaties verlopen stroef, zijn tijdrovend en vormen een bron van frustratie. Eigenlijk worden verantwoordelijkheden bij de verkeerde personen gelegd.Dus opdrachtgevers en Product Owners, investeer in training of een variant daarop. Zorg ervoor dat gebruikers handig worden in M365, zodat zij ook kunnen meedenken aan verbeteringen van het gebruik binnen je organisatie. Binnen Fujitsu hebben we onze Adoptie Momentjes; korte kennis injecties en een moment om tips met elkaar te delen.

Meer weten over onze aanpak? Kijk op www.fujitsu.com/nl/adoption-change of informeer naar de mogelijkheden of een Adoption & Change management workshop voor jouw organisatie van toegevoegde waarde kan zijn om alle informatie op tafel te krijgen waarmee een goede strategie voor het verandertraject kan worden uitgestippeld.

Auteur: Henriëtte Schwarz Adoption & Change consultant bij Fujitsu (let’s connect)

Het bericht Is M365 training echt nodig?? verscheen eerst op Fujitsu Nieuws.

Aan en gaan? Nee, tijdig betekent dat al vroeg in het verandertraject met de medewerkers wordt gecommuniceerd over het waarom van de verandering. Hoe eerder zij begrijpen wat de achterliggende reden voor de verandering is, hoe beter ze zullen reageren en hoe groter de kans dat ze op een goede manier meewerken aan die stip op de horizon. 

De aanpak

De impact van een verandering verschilt per persoon. En ook de wijze waarop iemand reageert verschilt. Zo ziet de een direct waarom de verandering nodig is en stapt er met zeven-mijlslaarzen doorheen, terwijl een ander tijd nodig heeft om te begrijpen waarom, wat en hoe. Dat is iets om rekening mee te houden bij de aanpak van de verandering. Neem dan ook de tijd om te zorgen dan iedereen kan ‘meekomen’ en klaar is voor de volgende fase.

Van A naar R

Onze aanpak is gebaseerd op het ADKAR model en is gericht op het individuele veranderingsproces dat medewerkers bij organisatorische veranderingen doormaken. Het bestaat uit vijf de volgende vijf stappen:

1. Awareness – bewust zijn en begrijpen wat de noodzaak van verandering is.
2. Desire – de verandering steunen en/of de persoonlijke voordelen ervan inzien
3. Knowledge – de kennis hebben om te kunnen veranderen
4. Ability – de ruimte en mogelijkheid krijgen om de verandering door te voeren
5. Reinforcement – het vasthouden en versterken van de verandering

Begin bij het begin

Een grote valkuil bij de uitvoering is het doen van aannames. Te vaak wordt vanuit de eigen kennis en ervaring gedacht en geoordeeld waardoor relevante stappen worden overgeslagen of anders worden ingevuld. Zorg ervoor dat je de informatie en kennis behoefte van de gebruikers kent of ga er vanuit dat de ander nog niets weet, dan zit je altijd goed.

Meer weten over onze aanpak? Kijk op www.fujitsu.com/nl/adoption-change of informeer naar de mogelijkheden of een Adoption & Change management workshop voor jouw organisatie van toegevoegde waarde kan zijn om alle informatie op tafel te krijgen waarmee een goede strategie voor het verandertraject kan worden uitgestippeld.

Auteur: Margriet Spek, Adoption & Change consultant bij Fujitsu (let’s connect)

Het bericht Van IT-feestje naar blije gebruikers verscheen eerst op Fujitsu Nieuws.

Wat doet een goed Adoptie & Change management traject?

Een goed adoptie & change management traject doet twee dingen:

1. Het minimaliseren van de dip tijdens migratie
2. Het maximaliseren van het gebruik nieuwe IT-middelen.

Een naderende verandering zorgt altijd voor spanning bij gebruikers. Men houdt zich bezig met vragen als; waar gaan we naar toe, wat wordt er van mij verwacht, kan ik straks nog wel werken zoals ik gewend ben, wordt het wel echt beter? Eigenlijk roept alle verandering weerstand op, immers de dagelijkse routine en vaste patronen worden doorbroken. Mensen gaan door een dip of een dal voordat ze de voordelen van de verandering ondervinden. Bekijk de curve vanuit een business perspectief en concludeer dat het doorlopen van deze curve resulteert in een tijdelijk (of langer) verlies aan productiviteit. Wanneer er geen aandacht is om medewerkers mee te nemen in de verandering worden ze verander moe of murw.

Een Adoptie & Change management traject start ermee om eindgebruikers bewust te maken van de komende verandering en wat dit hen kan opleveren. Waarom wordt M365 en hybride samenwerken geïmplementeerd en wat betekent dit voor mij?

Dus bereid mensen goed voor op de implementatie van M365. Leg uit waarom de M365 wordt gebruikt, waarom nu, wat M365 inhoudt en wat de voordelen zijn (What’s in it for me?). Daarnaast is het heel belangrijk om praktisch uit te leggen hoe de overgang eruitziet en hoe we er voor zorgen dat medewerkers snel hun werk weer kunnen doen. De emoties zullen er altijd zijn, maar in dit geval in mindere mate. De dip is dan minimaal.

Na de overgang is er ruimte voor het tweede punt: het maximaliseren van gebruik. Dit maximaliseren van het gebruik gebeurt als je gebruikers faciliteert bij het in gebruik nemen van M365. Laat zien aan gebruikers hoe de nieuwe mogelijkheden aansluiten bij hun dagelijkse werk, door inzet van (online) training, ambassadeurs, communicatie en coaching. Zo worden de nieuwe mogelijkheden benut en kunnen gebruikers plezieriger (hybride) samenwerken en efficiënter worden in hun dagelijkse werk. Voor de organisatie betekent dit dat veel korter na de lancering de return on investment behaald wordt.

Nog meer voordelen

Een goed Adoptie & Change management traject brengt op deze manier nog meer voordelen:

1. Gebruikerstevredenheid is hoger
2. Aantal calls bij de helpdesk neemt af/zelfredzaamheid
3. Groei in digitale volwassenheid van medewerkers.

En met name dat laatste punt is interessant. We bevinden ons midden in de digitale transformatie. Steeds meer binnen organisaties migreren naar een Cloud omgeving en werken met M365. Dat vraagt veel van gebruikers. Verschillende onderzoeken laten zien dat het succes van een digitale transformatie binnen organisaties in hoge mate afhangt van de mate waarin de organisatie in staat is om de nieuwe technologie te adopteren.

De invoering van M365 raakt gebruikers, hun dagelijkse patronen worden doorbroken en dus is adoptie noodzakelijk. Anders is het net of je het bad zonder de stop probeert te laten vollopen. Om het effect van de wijziging te bereiken moeten de gebruikers van de technologie weten hoe ze er mee om moeten gaan of wat er gaat veranderen.

En hierin faciliteren wij organisaties graag. Interesse? Neem gerust contact op. Ter afsluiting nog een expert tip hoe je een verandertraject het beste kan starten!

Auteur: Roel van der Heiden, Adoption & Change consultant bij Fujitsu (let’s connect)

Meer weten?

Kijk op www.fujitsu.com/nl/adoption-change voor meer informatie, blogs, video’s en mogelijkheden om met een Teams Usage assessment of Adoption & Change management workshop een nieuwe boost aan succesvol veranderen te geven!

Het bericht Nut & noodzaak van adoptie & change management verscheen eerst op Fujitsu Nieuws.

In de huidige maatschappij komen we regelmatig in aanraking met verandering. Zeker binnen bedrijven, waar nieuwe IT- oplossingen zoals Teams elkaar steeds sneller opvolgen en er van medewerkers verwacht wordt dat zij deze oplossingen snel in gebruik nemen.

Geef medewerkers de tijd

Dit vergt de nodige aandacht en inzet van medewerkers. De nieuwe tool veroorzaakt immers ook een verandering binnen hun processen, waardoor zij anders moeten gaan werken. Om dit efficiënt te kunnen, moeten gebruikers genoeg tijd hebben om de mogelijkheden van de nieuwe tool beter te leren kennen. In de praktijk vergeten werkgevers dit vaak, waardoor medewerkers zich overrompeld kunnen voelen en geïrriteerd raken. De bekende vraag die men zich dan gaat stellen is: “What’s in it for me?”

Dit is waarom heldere communicatie zo belangrijk is. In eerste instantie kan het namelijk zo lijken dat er niet veel te halen is voor het individu, maar op de langere termijn ligt het anders. Dan zal de gezamenlijke inzet om de nieuwe tool te leren kennen en te gebruiken ook op individueel niveau tot voordelen kunnen leiden. 

Neem gebruikers mee in het grotere verhaal

Het is daarom belangrijk om mensen mee te nemen in het grotere verhaal achter de uitrol. Waarom zou men de tool moeten gebruiken? Welke voor voordelen halen gebruikers uit de verandering? Zal de verandering een positieve impact hebben op de dagelijkse activiteiten van de werknemers en indien ja, wat zijn deze voordelen?  Dit zijn vragen die antwoorden nodig hebben om werknemers over de streep te trekken.

Tenslotte is het van belang om mensen de mogelijkheid te geven om hun zorgen en frustraties op een persoonlijke manier te uiten. Hierdoor ontstaat er een dialoog, wat zowel de bereidheid om de nieuwe tool te gebruiken bevordert, als ook helpt om de blokkades binnen de uitrol strategie te verhelpen.

Bekijk ook mijn video over wat mij zo aanspreekt aan het vak van adoptie!

Meer weten over het opzetten van een verandertraject en hoe de verschillende stadia binnen dit traject aan te pakken? Neem contact met mij op of kijk op www.fujitsu.com/nl/adoption-change voor meer informatie. 

Auteur: Diantha Serto, Adoption & Change consultant bij Fujitsu (let’s connect)

Het bericht What’s in it for me? Nothing! verscheen eerst op Fujitsu Nieuws.

Belang van de hoofdsponsor

Bij (IT-) verandertrajecten speelt de hoofdsponsor een cruciale rol. Sterker nog: de wijze waarop deze rol wordt ingevuld is de belangrijkste factor voor het succes en behalen van de veranderdoelstellingen. Uit onderzoek van Prosci bleek dat 73 procent van de ondervraagden met een betrokken sponsor aangaf dat de doelstellingen van het project waren gehaald. Dit in tegenstelling tot de groep zonder betrokken sponsor: hier was dit slechts 29 procent!

Meer en sneller succes

Eigenlijk best verklaarbaar, want net als bij een schip kan een verandertraject niet zonder kapitein. Ook al heeft het projectteam bijvoorbeeld MS Teams technisch goed geimplementeerd en heeft  het adoptieteam de gebruikers meegenomen in de verandering; zonder hoofdsponsor zal de verandering minder succesvol zijn. Het duurt langer en kost meer moeite om de voordelen te realiseren en grote kans dat een deel van de medewerkers pas mee gaat in de verandering nadat ze dit van de hoofdsponsor hebben gehoord. Maar wie moet de hoofdsponsor zijn? En over welke kwaliteiten moet de hoofdsponsor beschikken? 

Wie-o-wie wordt de kapitein?

Vaak wordt de opdrachtgever van de verandering ook de hoofdsponsor. Of dit de beste persoon is, is afhankelijk van de omvang van de verandering en de kwaliteiten van de beoogde hoofdsponsor. De omvang van de verandering en het ermee gemoeide risico is bepalend op welk niveau de rol van hoofdsponsor wordt ingevuld. Zo volstaat bijvoorbeeld een senior of mid-level manager als sponsor bij een software-update voor een kleine groep gebruikers, terwijl het hybride werken de gehele organisatie raakt en een hoofdsponsor op het hoogste niveau vraagt. De kapitein van een groot cruiseschip is immers ook van een ander kaliber dan die van een zeilbootje. Maar niet iedere manager past de kapiteinspet.

De ABC kwaliteiten van een hoofdsponsor

De hoofdsponsor draagt bij aan succesvolle veranderingsresultaten door Actief en zichtbaar deel te nemen aan het hele project, te Bouwen aan een coalitie van sponsors en te Communiceren over de verandering om deze te promoten en te steunen. Dit noemen we het sponsor ABC. 

A van Actief en zichtbaar

Een goede hoofdsponsor is en blijft actief betrokken gedurende het gehele traject en kan dus niet verdwijnen na de kick-off. De actieve betrokkenheid wordt ook in het eerder genoemde onderzoek van Prosci benadrukt. Een goede sponsor is op diverse vlakken actief – van het verdedigen van de verandering en het toewijzen van de nodige financiering tot het deelnemen aan veranderingsactiviteiten en het ondersteunen van het team. Hij of zij is ook beschikbaar om gesprekken met medewerkers te voeren.  

B van Bouwen aan een coalitie van sponsors

Een verandering heeft draagkracht nodig. De hoofdsponsor moet het voortouw nemen bij het opbouwen en onderhouden van een sponsorcoalitie. Daarom zorgt een goede hoofdsponsor voor belangrijke managers en andere belanghebbende die de verandering te steunen en de boodschap verder uit kunnen dragen. Een goede sponsorcoalitie is vooral belangrijk bij grote, organisatiebrede veranderingen. 

C van Communicatie

De hoofdsponsor is met name in het begin van de verandering – in de bewustwordingsfase – dé afzender van berichten over de zakelijke redenen van de verandering. Medewerkers die geraakt worden door de verandering willen van hun leider(s) horen waarom de verandering nodig is en wat er gebeurt als de verandering niet wordt doorgezet.  Het is dan ook belangrijk dat de hoofdsponsor dit goed kan overbrengen.  

F van Fujitsu

Bovenstaande is bepalend voor het succes van elke veranderingsinspanning, maar helaas wordt het niet altijd even effectief ingevuld. Vooral het opbouwen van een coalitie van sponsors blijft vaak achterwege, terwijl juist daar de grootste winst kan worden behaald. Het wordt als tijdrovend of lastig gezien. Of men is zich niet bewust van het positieve effect op de verandering. Herkenbaar? Fujitsu kan hierbij helpen. Samen zorgen we voor een goede sponsorcoalitie – neem contact met ons op. 

Meer weten?

Op www.fujitsu.com/nl/adoption-change vind je nog veel meer blogs en video’s én kun je een workshop boeken als je met jouw team antwoord wilt vinden op cruciale vragen voor het slagen van verandertrajecten. Neem snel een kijkje of boek direct de workshop!

Auteur: Margriet Spek, Adoption & Change consultant bij Fujitsu (let’s connect)

Het bericht Change zonder hoofdsponsor is als een schip zonder kapitein verscheen eerst op Fujitsu Nieuws.

Een mistige visie leidt er zelden toe dat een schip zijn eindbestemming bereikt. Zonder betweterig te worden: wees duidelijk over waar je traject heen gaat. Met andere woorden: een stip op de horizon waardoor iedereen weet waar het schip naartoe vaart. In deze blog leg ik uit waarom dit zo belangrijk is en hoe het beter kan.

Voor vertrek…

Ter voorbereiding op de reis moet je beslissingen nemen en keuzes maken. Als duidelijk is waar je naartoe wilt, dan is het maken van keuzes een stuk makkelijker en is dit ook beter uit te leggen aan je eindgebruikers. En dat helpt in de acceptatie en omarming van M365. Niet weten waar je naartoe gaat betekent een doelloos schip dat ronddobbert op zee, zoekend naar een bestemming. Dit is iets dat ik veel tegenkom bij projecten met Office 365. Zonder duidelijk doel voor ogen maken projectleiders geen keuzes of stellen zij deze uit. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de vraag waar je bestanden gaat opslaan: op de bestaande schijven, fileshares, SharePoint of OneDrive via Teams. Wat is bij jullie hierover de afspraak? Zonder duidelijkheid tasten de gebruikers in het duister en veranderen zij hun oude, vertrouwde werkwijze niet. Daardoor mis je de efficiëntie in samenwerken die een tool als Teams biedt. Denk aan het gelijktijdig werken aan documenten, het clusteren van informatie in kanalen en nauw met elkaar in gesprek zijn over lopende projecten dankzij Chats en Posts.

De route…

Om gebruikers uiteindelijk uit hun oude patroon te halen zijn allerlei interventies nodig, maar het startpunt is een duidelijke stip op de horizon. Hiermee neem je gebruikers mee in je verhaal: “Waarom doen we dit? Hoe gaan we het doen? Wat betekent het voor mij?” Dit biedt een heldere basis waardoor gebruikers een verandering omarmen. Het is duidelijk waar het schip naar toe vaart, welke spullen we voor onderweg meenemen en welke tussen stoppen we maken om uiteindelijk in bestemmingshaven aan te meren. Zo’n verhaal geeft zowel de bemanning als de passagiers van het schip duidelijkheid en vertrouwen.

Meer weten?

Wil je eens sparren over het formuleren van een stip op de horizon voor jouw organisatie? Kijk voor nog meer blogs en video’s op www.fujitsu.com/nl/adoption-change of neem contact met ons op! Hierbij alvast een voorproefje met 3 tips om hybride werken te laten slagen.

Auteur: Henriëtte Schwarz, Adoption & Change consultant bij Fujitsu (let’s connect)

Het bericht Meer halen uit M365? Voorkom een mistige visie verscheen eerst op Fujitsu Nieuws.

Net als veel organisaties had één van onze klanten in maart te maken medewerkers die thuis gingen werken. Hoe facilteer je dan effectief samenwerken en slim communiceren op afstand? Even bij elkaar thuis met behulp van een Whiteboard brainstomen zat er niet in. Deze organisatie had sowieso de uitrol van MS 365 op het programma staan en heeft toen besloten om Teams prioriteit te geven. Samen kunnen werken, brainstormen, planning maken, allemaal thema’s die nu ‘hot’ zijn. Maar hoe zorg je ervoor dat dit echt aanslaat bij de mensen? Het ligt vaak in de gedetailleerde zaken, hoe werken mensen nu? Waar lopen zij tegen aan? Zien zij de meerwaarde van Teams? Om al dit soort zaken te toetsen vormen ambassadeurs een rijke schat aan informatie!

Verandering

Ambassadeurs zijn voor mij de mensen die positief kritisch zijn ten opzichte van veranderingen, ze zijn betrokken bij de organisatie, voeren met passie hun werk uit en zien dé mogelijkheden om de verandering die je brengt goed te laten landen bij hun collega’s. En niet onbelangrijk, ze willen de verandering ook graag uitdragen.

Het vinden van ambassadeurs

Het vinden van deze doelgroep is goed te doen, leg je oor te luister, ga het gesprek aan en bouw vooral aan je netwerk. Om een goede vertegenwoordiging te hebben van ambassadeurs, netwerk ik door de gehele organisatie, alle lagen en alle afdelingen probeer ik te betrekken. Vaak begin ik een gesprek door te vragen of mensen zich bewust zijn van het nut en de noodzaak van Teams. Maar ook in welke mate ze dit gaan gebruiken en wat het voor hen zal opleveren. Bij (positief) kritische en enthousiaste antwoorden nodig ik de persoon uit voor klankborden. Dit vinden ambassadeurs leuk, het geeft hen namelijk ook de mogelijkheid om eigen inbreng te geven waarvan zij ook weten dat dit aanslaat bij hun collega’s.

De waarde van Teams

En voordat je het weet heb je een heel netwerk van ambassadeurs die je wel moet blijven voeden. Teams werkt hiervoor super. Dus speel in op hun behoeften, faciliteer sessies om kennis met elkaar te delen, zorg dat zij zelfredzaam worden, dan zijn de consultants overbodig geworden.

Meer weten?

Bekijk de vlog over Adoptie en Change management van onze marketing collega Anouk Deneer of kijk voor meer informatie op www.fujitsu.com/nl/adoption-change. Liever rechtstreeks contact? Graag! Schroom niet en stuur me een persoonlijk berichtje ([email protected])!

Auteur: Henriëtte Schwarz, Adoption & Change consultant bij Fujitsu (let’s connect)

Het bericht Ambassadeurs zijn een must voor de adoptie verscheen eerst op Fujitsu Nieuws.